¿Cómo empezar a delegar tareas a una asistente virtual?

Hombre mirando apuntes en una pared

Seguramente estás aquí porque has emprendido un negocio. Y puede que estés al principio del camino o ya lleves un tiempo en el mercado, pero te has dado cuenta que el día tiene un límite de horas y es difícil llegar a cumplir todas tus obligaciones en una jornada. Al final acabas enterrado bajo una montaña de pósits o tu agenda ya no da más de sí. O, peor aún, tu negocio se encuentra estancado porque, simplemente, no tienes tiempo para innovar y sacarlo adelante.

Te preocupa, puede que sientas agobio, ya no notas esta chispa de ser tu propio jefe y hasta echas, de vez en cuando, tu anterior trabajo… Pero no tiene por que ser así.

O, al revés, te das cuenta que, para que un negocio funcione y prospere, es necesario contar con ayuda de otros y no intentar hacerlo todo “yo solito”. Enhorabuena, ya estás un pasito más cerca de empezar a delegar.

¿Por qué delegar?

Empezar a delegar tareas que hasta ahora te has acostumbrado a desempeñar tú mismo, puede resultar difícil y confuso. Más aún, para personas que han trabajado solas mucho tiempo y han tenido el negocio muy mimado. Dejar que otra persona, además desconocida al principio, entre en tu vida profesional, no es fácil.

Pero tener una ayuda, aunque fueran unas horas a la semana, es una bendición. De ti depende qué tareas le quieres delegar (un consejo: escoge las que te gustan menos o que te aburren). ¿Te imaginas no tener que cavar todos los días en el buzón e-mail para encontrar los mensajes importantes? O, ¿no tener que pelear con esta gráfica que no se quiere poner centrada en el documento? Maravilloso.

¿Cuándo empezar a delegar?

¡Cuánto antes! 🙂 En el momento en que tus ingresos te lo permitan, puedes empezar a buscar colaboradores para poder trabajar en tu negocio de forma más tranquila y centrada. Intenta no dejar esta decisión hasta el momento cuando digas “ya no puedo más”. Adelántate y ¡adelante!

¿Cómo empezar a delegar?

Este proceso puede ser completamente improvisado (no recomendable) o bien estructurado (recomendado, obviously). Abajo te guio por los puntos a seguir para que todo fluya y sea más fácil tanto para ti como para tu futura asistente virtual.

Paso 1: Análisis

  • Analiza detenidamente qué tareas son las que te ocupan más tiempo pero no son las que necesitan tu personal ejecución.
  • Piensa en las que no te gusta hacer, te aburren o no sabes cómo desarrollar.
  • Igual se te ocurren tareas que te gustaría incluir en tu negocio en un futuro cercano.

Paso 2: Sistema

Si ya tienes una lista con las tareas elegidas para delegar, apunta paso a paso el sistema que usas para desempeñarlas. Esto puede ayudar a tu asistente virtual a empezar a trabajar con lo que le delegues y disminuir el tiempo que necesite para que la colaboración sea más fluida.

Otro lado positivo de sistematizar las tareas, es que, si en el futuro necesites delegar algún trabajo parecido, ya tendrás las instrucciones hechas. ¡Ahorras tiempo!

Paso 3: Búsqueda

Ahora, sabiendo qué tipo de tareas son, puedes buscar a la asistente virtual perfecta para tus necesidades y empezar a delegar de verdad.

Paso 4: Detalles

Describe detalladamente qué es lo que necesitas que esté hecho y qué resultado esperas – ninguna asistente virtual, por lo superpro que fuera, no es capaz (todavía) de leer tus pensamientos 😉 Cuántos más detalles le describas, mejores resultados puedes esperar.

Paso 5: Fecha

Informa a tu asistente virtual de la fecha de entrega de la tarea. Ten en cuenta que las AV normalmente tienen varios clientes y no suelen hacer cosas “para ayer”. Se realista; ya deberías saber cuánto tiempo necesitas tú para esta tarea en concreto.

Paso 6: Feedback

Tu asistente virtual necesitará tu opinión o visto bueno de la tarea que le has delegado. Presta atención a los canales de comunicación que habéis establecido para no dejarla esperando hasta el último momento.

Paso extra: Programas

Existen varios programas online que facilitan tanto la delegación de las tareas, como el control del tiempo y el proceso del desarrollo de estas. Igual ya conoces algunos: Asana, Trello… Si tienes tu favorito, sugiérele a tu asistente su uso y si no, déjate guiar por ella. No es una obligación usar uno, pero gracias a sus funcionalidades no hace falta estar siempre pendiente de enviar y recibir e-mails.

Y ¡ya está! Al principio puede parecer que necesites dedicar mucho tiempo solo para preparar todo para delegar. Sí, pero después notarás un alivio en tu trabajo diario y al final el proceso de delegación se volverá casi automático para ti.

No esperes más, encuentra a tu asistente virtual y empieza a delegar 🙂

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