¿Cómo es la primera entrevista con una asistente virtual?

Opinión Kamila sobre Virtualmente Asistente Virtual

Ya has escogido las tareas que quieres delegar a una asistente virtual. Sabes, más o menos, cuánto tiempo se necesita para su realización y los programas adecuados. Bueno, puede darse el caso de que no tengas ni idea ni del tiempo, ni de los programas 😉 No pasa nada, hay soluciones para todo.

Has buscado en Internet varias candidatas o preguntado a tus conocidos por si te podían recomendar a alguien y, finalmente, has contactado con una o varias asistentes virtuales para la primera entrevista.

¿Has delegado antes?

Si ya habías delegado tareas anteriormente, seguramente lo tienes más fácil que alguien que nunca lo había hecho. Sabes cómo, qué decir y qué esperar. Para los primerizos tengo buena noticia: aquí tenéis un artículo sobre cómo empezar a delegar.

La entrevista

La entrevista, lo más probable, será online, a través de un programa para videoconferencias tipo Zoom o Skype. Si es posible, intenta encender la cámara para que tu futura asistente pueda ponerte cara y conocerte mejor. Ella, seguramente, esté acostumbrada a usar este sistema de comunicación. Puede que la asistente te pida permiso para grabar la entrevista. Así puede volver al vídeo para aclarar dudas después del encuentro. Depende de ti si estás dispuesto a aceptarlo o no.

Oficialmente no hay ninguna fórmula mágica ni guion para este tipo entrevistas. Se trata de tomar el primer contacto y averiguar si la persona al otro lado de la cámara es la adecuada para realizar las tareas que necesitas delegar y si hay buen rollo. No me refiero a que vayáis de bares haciendo bromitas, sino si las dos personas se sienten cómodas en presencia de la otra.

Las preguntas que te sugiero a continuación son básicas para empezar a trabajar juntos. Para tu caso en concreto puede que haga falta formular otras o más específicas (por ejemplo si necesitas que tu asistente redacte en alemán o tenga conocimientos de medicina, etc.).

Recomiendo también dejar unos minutos, igual en el principio, para una charla libre. Solamente para saber con qué tipo de persona tratas, cómo se expresa y, claro, para que la entrevista no sea tan oficial y estresante 😉

Preguntas importantes durante la primera entrevista:

  1. ¿Sabes realizar los trabajos que quiero delegar? Necesito delegar estas tareas…
    Describe brevemente qué es lo que te interesaría que tu asistente hiciera para ti.

  2. ¿Tienes conocimientos de los programas que uso? Uso estos programas…
    Si usas programas específicos, averigua si la asistente sabe usarlos. Si no, podríais llegar a un acuerdo, por ejemplo que ella aprenda a usarlos bajo tu supervisión.

  3. ¿Cuál es tu horario de trabajo?
    Punto muy importante, especialmente si necesitas sus servicios por las tardes o los fines de semana.

  4. ¿Cómo vamos a comunicarnos?
    ¿Mail, teléfono, programas online? ¿Necesitarás organizar una reunión todos los días o una vez a la semana?

  5. ¿Emites facturas? ¿Cuál es la forma de pago?
    La mayoría de asistentes virtuales son autónomas pero puede que usen plataformas como Useme que facturan por ellas.

  6. ¿Qué necesito para empezar a trabajar contigo?
    Normalmente saber qué tareas quieres delegar, programas para usar, firmar el contrato y listo. Pero siempre está bien aclararlo previamente.

  7. ¿Cómo controlas el tiempo empleado para cada tarea?
    Las asistentes pueden cobrar por hora o por proyecto. Puede depender también de la tarea o del cliente.

  8. ¿Tienes una plantilla de contrato que firmaremos?
    Una asistente virtual debería tener una plantilla del contrato preparada y estar dispuesta a enseñártela. Si necesitas proteger tus datos confidenciales pregunta también si tiene un contrato de confidencialidad.

Ahora ya, sin miedo, puedes empezar a entrevistar a diestro y siniestro 🙂 Si se te ocurre alguna pregunta más, escríbeme y la añadiré a la lista.

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